Panduan Document Management System (DMS) – ASN Digital BKN
Panduan DMS FAQ

Panduan Document Management System (DMS)

Langkah demi langkah untuk masuk ke ASN Digital BKN, melengkapi arsip digital kepegawaian di DMS, serta mengatasi lupa password dan masalah MFA.

  • Siapkan Authenticator
  • Login ke ASN Digital
  • Lengkapi arsip di DMS
  • Lupa password & reset MFA
Punya pertanyaan? Buka FAQ (23 pertanyaan) →
Skor Arsip DigitalContoh tampilan
CPNS100%
Diklat0%
Jabatan50%
Pendidikan33%
62.5Target Anda: semua kategori hijau
A

Persiapan

Ada dua hal yang perlu disiapkan: aplikasi Authenticator untuk login, dan berkas dokumen untuk diunggah ke arsip.

Aplikasi Authenticator

Login ke ASN Digital memakai verifikasi dua langkah (MFA), jadi pasang salah satu aplikasi ini di ponsel Anda:

Google AuthenticatorTersedia di Play Store dan App Store
Microsoft AuthenticatorTersedia di Play Store dan App Store

Dokumen untuk arsip

Paling disarankanHasil pindai (scan) dari dokumen asli, bukan dari fotokopi.
Jika hanya ada fotokopiGunakan fotokopi yang dilegalisir, dengan cap legalisir berwarna.
B

Langkah login

Siapkan NIP, password akun SSO ASN, dan ponsel berisi aplikasi Authenticator.

  1. Buka situs ASN Digital

    Akses https://asndigital.bkn.go.id melalui browser.

    Halaman sambutan ASN Digital dengan logo BKN di tengah
    Halaman awal ASN Digital.

  2. Klik logo BKN, lalu pilih Login

    Klik logo BKN di tengah halaman. Setelah menu muncul, klik Login.

    Menu ASN Digital: Login, Layanan Seleksi, Layanan Pendukung, dan Majalah Digital BKN
    Menu Login berada di bagian atas.

  3. Klik tombol Masuk

    Pada jendela Masuk ke ASN Digital, klik Masuk. Di jendela yang sama tersedia tautan unduhan Panduan penggunaan MFA.

    Jendela Masuk ke ASN Digital dengan tombol Reset dan Masuk
    Jendela Masuk ke ASN Digital.

  4. Isi username dengan NIP

    Di halaman PUBLIC-SIASN, ketik NIP Anda pada kolom Username.

    Login ini memakai akun SSO dari BKN, bukan akun SSO UPI.
    Form login PUBLIC-SIASN dengan kolom Username dan Password
    Login menggunakan akun SSO ASN.

  5. Isi password

    Ketik password akun SSO ASN pada kolom Password, lalu klik Sign In.

  6. Masukkan kode OTP dari Authenticator

    Buka aplikasi Authenticator di ponsel, lalu ketik kode yang tampil pada kolom One-time code dan klik Sign In.

    Form One-time code pada PUBLIC-SIASN
    Kolom kode OTP.

  7. Perhatikan batas waktu kode

    Kode Authenticator hanya berlaku sebentar dan terus berganti. Pastikan kode yang Anda masukkan adalah kode yang sedang tampil.

    Jika kode hampir habis waktunya, tunggu kode berikutnya muncul agar tidak keburu kedaluwarsa saat diketik.
C

Update data arsip

Setelah berhasil login, buka DMS melalui MyASN untuk melihat dan melengkapi arsip digital Anda.

  1. Klik Layanan Individu ASN

    Pada beranda setelah login, klik menu Layanan Individu ASN.

    Beranda ASN Digital setelah login dengan menu Layanan Individu ASN
    Beranda setelah login.

  2. Klik MyASN

    Dari daftar Layanan Individu ASN, pilih MyASN.

    Daftar Layanan Individu ASN: MyASN, Kinerja, Presensi, ASN Karier, IDIS, BPASN, Talent DNA
    MyASN berada di posisi pertama.

  3. Temukan kartu DMS

    Di halaman MyASN, cari kartu DMS yang menampilkan Skor Arsip Digital Anda.

    Kartu DMS dengan Skor Arsip Digital 62.5, di samping kartu SIMATA BKN dan IKADA
    Kartu DMS di bawah bagian Aksi Cepat.

  4. Klik kartu DMS

    Panel Skor Arsip Digital akan terbuka dan menampilkan dua kelompok arsip: Arsip Utama dan Arsip Kondisional. Di bagian bawah tercantum waktu sinkronisasi terakhir.

    Panel DMS berisi Arsip Utama 9 kategori, Arsip Kondisional 7 kategori, dan waktu sinkronisasi terakhir
    Panel Skor Arsip Digital.

  5. Lengkapi arsip yang masih merah

    Buka Arsip Utama atau Arsip Kondisional, lalu lengkapi setiap kategori yang masih berwarna merah.

    MerahBelum lengkap, perlu dilengkapi
    KuningSebagian sudah terisi
    HijauLengkap (100%)
    Daftar kategori Arsip Utama: CPNS, D2NP, Diklat, Daftar Riwayat Hidup, Golongan, Jabatan, Pendidikan, PNS dengan persentase
    Contoh: Diklat 0% (merah), Jabatan 50% dan Pendidikan 33% (kuning).
D

Lupa password

Password baru diatur ulang lewat kode yang dikirim ke email yang terdaftar di akun Anda.

  1. Klik tombol Reset

    Pada jendela Masuk ke ASN Digital, klik Reset.

  2. Pilih Reset Password, isi NIP dan captcha

    Klik Reset Password (Lupa Password). Masukkan NIP dan kode captcha yang tampil, lalu klik Verifikasi.

    Pilihan Reset Password (Lupa Password) dan Reset MFA
    Pilih Reset Password (Lupa Password).
    Form Lupa Password langkah 1 dengan kolom username dan captcha
    Captcha diperbarui otomatis; klik ikon putar untuk mengganti gambarnya.

  3. Masukkan email terdaftar

    Ketik alamat email yang terdaftar (petunjuknya tampil di layar dalam bentuk tersamar), lalu klik Kirim Kode.

    Tidak bisa lagi mengakses email lama ini? Untuk menggantinya menjadi email UPI, hubungi operator kepegawaian unit Anda.
    Form Lupa Password langkah 2 untuk memasukkan email terdaftar
    Langkah 2: isi email terdaftar.

  4. Cek kode di email

    Buka email berjudul Kode Verifikasi Akun ASN Digital dari [email protected] dan catat kodenya.

    Email Kode Verifikasi Akun ASN Digital dari noreply@bkn.go.id
    Contoh email kode verifikasi.

  5. Masukkan kode dan buat password baru

    Isi kode reset dari email, ketik password baru, ulangi pada kolom konfirmasi, lalu klik Reset Password.

    Syarat password baru: minimal 15 karakter dan memuat huruf besar, huruf kecil, angka, serta karakter khusus (misalnya ! @ # $).
    Form Lupa Password langkah 3: kode reset, password baru, konfirmasi password
    Langkah 3: kode reset dan password baru.

  6. Login kembali

    Login seperti biasa menggunakan NIP dan password baru Anda.

E

Reset MFA

Gunakan Reset MFA jika akun Anda belum terkoneksi dengan aplikasi Authenticator, atau perlu dihubungkan ulang.

  1. Klik Reset MFA

    Pada jendela Masuk ke ASN Digital, klik Reset, lalu pilih Reset MFA.

  2. Isi NIP dan kode captcha

    Masukkan NIP dan kode captcha, lalu klik Verifikasi.

    Form Reset MFA langkah 1 dengan kolom username dan captcha
    Langkah 1: NIP dan captcha.

  3. Masukkan email terdaftar

    Ketik alamat email yang terdaftar dan klik Kirim Kode. Kode akan dikirim ke email tersebut.

    Form Reset MFA langkah 2 untuk memasukkan email
    Langkah 2: isi email terdaftar.

  4. Cek kode di email

    Buka email berjudul Permintaan Reset MFA dari [email protected].

    Email Permintaan Reset MFA dari noreply@bkn.go.id
    Contoh email permintaan reset MFA.

  5. Masukkan kode dan klik Reset MFA

    Isi kolom Kode Reset MFA dengan kode dari email, lalu klik Reset MFA.

    Form Reset MFA langkah 3 untuk memasukkan kode reset
    Langkah 3: kode reset MFA.

  6. Login dan pindai barcode

    Login seperti biasa. Halaman Mobile Authenticator Setup akan menampilkan barcode (QR). Pindai barcode itu dengan aplikasi Authenticator di ponsel Anda, lalu isi One-time code yang muncul di aplikasi untuk menyelesaikan pengaturan.

    Halaman Mobile Authenticator Setup dengan barcode yang disamarkan
    Barcode pada gambar ini sengaja disamarkan. Pindai barcode yang tampil di layar Anda sendiri.

Catatan penting

  1. Login SSO yang dimaksud adalah SSO dari BKN, bukan SSO UPI. Gunakan NIP dan password akun SSO ASN.
  2. Akun belum pernah terkoneksi MFA? Langsung login saja. Tampilan barcode MFA akan muncul, lalu lanjutkan dari langkah 6 di atas.
  3. Tetap diminta kode OTP padahal belum punya Authenticator yang terhubung? Lakukan Reset MFA sampai langkah 3, lalu lanjutkan login.
  4. Lupa password dan juga tidak bisa lagi mengakses email lama yang terdaftar? Jika Anda ingin mengganti email tersebut menjadi email UPI, silakan hubungi operator kepegawaian unit Anda.
?

Pertanyaan umum (FAQ)

Persiapan dan login

Apa yang perlu disiapkan sebelum login?

Siapkan NIP, password akun SSO ASN, dan ponsel yang sudah terpasang aplikasi Authenticator, misalnya Google Authenticator atau Microsoft Authenticator. Untuk mengisi arsip, siapkan juga hasil pindai dokumen asli.

Apakah saya login memakai akun SSO UPI?

Tidak. Login SSO yang dimaksud pada aplikasi ini adalah SSO dari BKN (akun SSO ASN), bukan SSO UPI. Gunakan NIP sebagai username dan password akun SSO ASN Anda.

Mengapa saya harus memasang aplikasi Authenticator?

Login ASN Digital memakai verifikasi dua langkah (MFA). Setelah memasukkan NIP dan password, Anda diminta mengisi kode sekali pakai (OTP) yang dibuat oleh aplikasi Authenticator di ponsel Anda.

Apa alamat situs untuk login?

Gunakan https://asndigital.bkn.go.id, klik logo BKN, pilih Login, lalu klik Masuk.

Username apa yang harus saya isi?

Username diisi dengan NIP Anda. Password yang digunakan adalah password akun SSO ASN.

Kode OTP saya ditolak. Apa yang harus dilakukan?

Kode Authenticator punya batas waktu dan terus berganti. Pastikan Anda mengetik kode yang sedang tampil, bukan kode sebelumnya. Jika waktunya hampir habis, tunggu kode baru lalu masukkan kembali.

Jika masih ditolak, periksa apakah jam di ponsel Anda diatur otomatis, karena kode OTP bergantung pada waktu perangkat.

Di mana saya bisa mendapatkan panduan MFA?

Pada jendela Masuk ke ASN Digital terdapat tautan Download untuk Panduan penggunaan MFA.

Lupa password dan MFA

Saya lupa password. Bagaimana cara mengaturnya ulang?

Di jendela Masuk ke ASN Digital, klik Reset lalu Reset Password (Lupa Password). Isi NIP dan captcha, masukkan email terdaftar, lalu gunakan kode dari email untuk membuat password baru. Langkah lengkapnya ada di bagian D.

Saya lupa password dan juga tidak bisa mengakses email lama yang terdaftar. Apa yang harus dilakukan?

Kode reset hanya dikirim ke email yang terdaftar. Jika Anda juga lupa password email lama tersebut dan ingin menggantinya menjadi email UPI, silakan hubungi operator kepegawaian unit Anda.

Apa syarat password baru?

Minimal 15 karakter dan harus memuat huruf besar, huruf kecil, angka, serta karakter khusus.

Ke mana kode reset dikirim?

Ke alamat email yang terdaftar di akun Anda, dikirim dari [email protected]. Layar reset menampilkan petunjuk alamat email tersebut dalam bentuk tersamar.

Kapan saya perlu melakukan Reset MFA?

Saat akun Anda belum terkoneksi dengan aplikasi Authenticator, atau Anda terus diminta kode OTP padahal belum ada Authenticator yang terhubung. Langkahnya ada di bagian E.

Akun saya belum pernah terkoneksi MFA. Apakah harus Reset MFA dulu?

Tidak. Langsung login saja; halaman barcode MFA akan muncul. Pindai barcode tersebut dengan aplikasi Authenticator, lalu masukkan kode yang muncul.

Saya tetap diminta kode OTP, padahal belum punya kodenya. Apa yang harus dilakukan?

Lakukan langkah Reset MFA sampai langkah 3, lalu lanjutkan login.

Apa yang dilakukan setelah barcode muncul?

Buka aplikasi Authenticator di ponsel, pindai barcode yang tampil, lalu ketik kode sekali pakai dari aplikasi ke kolom One-time code untuk menyelesaikan pengaturan.

DMS dan arsip digital

Dokumen seperti apa yang sebaiknya diunggah ke arsip?

Sebaiknya gunakan hasil pindai (scan) dari dokumen asli, bukan dari fotokopi.

Bagaimana jika saya hanya punya fotokopi dokumen?

Gunakan fotokopi yang sudah dilegalisir, dan pastikan cap legalisirnya berwarna.

Di mana letak menu DMS?

Setelah login, buka Layanan Individu ASN lalu MyASN. Kartu DMS yang berisi Skor Arsip Digital tampil di bawah bagian Aksi Cepat.

Apa isi panel DMS?

Panel DMS berisi Skor Arsip Digital Anda, dua kelompok arsip (Arsip Utama dan Arsip Kondisional), serta catatan waktu sinkronisasi terakhir.

Kategori apa saja yang ada di Arsip Utama?

Arsip Utama terdiri dari 9 kategori. Contoh yang terlihat di layar antara lain CPNS, D2NP, Diklat, Daftar Riwayat Hidup, Golongan, Jabatan, Pendidikan, dan PNS. Arsip Kondisional berisi 7 kategori.

Apa arti warna merah, kuning, dan hijau pada arsip?

Merah menandakan arsip yang masih perlu dilengkapi. Kuning menunjukkan kategori yang baru sebagian terisi (misalnya 33% atau 50%), sedangkan hijau berarti kategori sudah lengkap (100%).

Bagaimana cara menaikkan Skor Arsip Digital?

Buka Arsip Utama atau Arsip Kondisional, lalu lengkapi kategori yang masih merah dan kuning sampai semuanya hijau.

Bagaimana saya tahu kapan data terakhir diperbarui?

Waktu sinkronisasi terakhir tercantum di bagian bawah panel Skor Arsip Digital, tepat di bawah nilai skor.

Panduan Document Management System (DMS) · ASN Digital, Badan Kepegawaian Negara