Panduan pengajuan
surat izin penugasan
Panduan ringkas untuk mengajukan surat, membaca perkembangan status, dan menyelesaikan laporan penugasan di SPIP UPI.
Siapkan data dan berkas
Data pegawai
Siapkan nama atau NIP pegawai. Pengajuan insidental dapat memuat hingga 20 pegawai. Pengajuan periodik hanya untuk satu pegawai.
Surat usulan unit
Siapkan nomor, tanggal, asal, dan file PDF surat usulan. Surat rujukan pertama wajib dilampirkan; rujukan tambahan dapat diisi bila diperlukan.
Rincian kegiatan
Siapkan nama dan jenis penugasan, jadwal atau tanggal berlaku, tempat kegiatan, serta informasi pendukung yang diminta formulir.
Ajukan surat melalui dashboard
- 01
Buka menu Pengajuan Baru
Masuk menggunakan akun operator, lalu pilih Pengajuan Baru di menu utama.
- 02
Pilih mode penugasan
Pilih Insidental untuk kegiatan dengan rentang tanggal atau Periodik untuk masa berlaku penugasan satu pegawai.
- 03
Pilih pegawai dan isi surat
Cari berdasarkan nama/NIP. Isi informasi surat usulan dan rincian kegiatan. Periksa semua kolom bertanda *.
- 04
Unggah lampiran lalu kirim
Unggah PDF surat usulan dan dokumen yang diminta formulir. Tinjau ulang data sebelum menekan tombol kirim.
- 05
Simpan nomor pengajuan
Setelah berhasil, catat nomor ajuan. Pantau perkembangan melalui menu Riwayat Pengajuan.
Arti status pengajuan
Status dapat dilihat pada Riwayat Pengajuan. Jika ada catatan admin, buka detail ajuan untuk membaca tindak lanjutnya.
Diajukan / Menunggu Disposisi
Ajuan sudah dikirim dan menunggu disposisi atau verifikasi pemroses.
Disetujui
Pengajuan diterima untuk dilanjutkan ke proses penerbitan surat.
Surat Sedang Proses TTE
Surat sedang diproses untuk ditandatangani secara elektronik.
Surat Sudah di TTE
Surat telah ditandatangani; operator perlu mengunggah laporan penugasan.
Menunggu Verifikasi Laporan
Laporan sudah dikirim dan sedang diperiksa admin.
Perbaikan Laporan Penugasan
Baca catatan admin, perbaiki dokumen, lalu kirim ulang laporan.
Menunggu Validasi Pembatalan
Permohonan pembatalan penugasan sedang diperiksa admin.
Selesai
Laporan disetujui dan proses pengajuan ditutup.
Ditolak / Dibatalkan
Pengajuan berakhir. Buka detail untuk membaca catatan yang tersedia.
Lengkapi laporan penugasan
Jika status sudah Surat Sudah di TTE, buka detail ajuan di Riwayat Pengajuan dan lengkapi laporan untuk setiap pegawai.
- Dengan honorarium: masukkan nominal setoran dan unggah bukti setor PDF.
- Tanpa honorarium: unggah surat pernyataan penugasan tanpa honorarium dalam PDF.
- Untuk setiap pegawai, unggah screenshot riwayat pekerjaan di SISTER dalam format JPG, PNG, atau PDF.
Pegawai tetap terkunci selama ajuan aktif. Kunci dibuka setelah proses berstatus akhir, seperti Selesai, Ditolak, atau Dibatalkan.
Periksa kelengkapan tiap pegawai
Pertanyaan umum
Mengapa pegawai tidak muncul atau tidak bisa dipilih?
Periksa nama/NIP dan pastikan pegawai terdaftar aktif. Pegawai yang masih memiliki pengajuan aktif atau sudah mencapai batas pengajuan aktif tidak dapat dipilih.
Bagaimana jika unit belum terhubung ke akun operator?
Hubungi administrator aplikasi untuk memastikan akun operator sudah dipetakan ke unit kerja yang benar.
Di mana melihat alasan laporan harus diperbaiki?
Buka detail pengajuan dari Riwayat Pengajuan, lalu periksa catatan admin pada laporan pegawai yang berstatus Perbaikan Laporan Penugasan.
Bisakah laporan diubah saat menunggu verifikasi?
Perubahan laporan tidak tersedia selama menunggu verifikasi. Jika admin meminta perbaikan, buka kembali ajuan dan kirim dokumen yang sudah diperbarui.